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給与計算における日割り計算は、人事担当者にとって正確性と効率性を両立させる上で重要な課題です。
月途中での入退社や欠勤は頻繁に発生し、わずかな計算ミスが大きなトラブルに繋がる可能性も秘めています。
従業員のモチベーション維持のためにも、正確な給与計算は不可欠です。
今回は、給与日割り計算の3つの方法を比較検討し、最適な方法を選択するための判断基準を提示します。
人事担当者の皆様の業務効率化に貢献できれば幸いです。

給与日割り計算の方法

暦日計算の方法

暦日計算は、その月の暦日数（例えば2月なら28日または29日、3月なら31日）を用いて日割り計算を行う方法です。
計算式は「基本給 ÷ 当該月の暦日数 × 出勤日数 ＝ 支給額」となります。
例えば、基本給15万円の従業員が11月（30日）に10日間出勤した場合、支給額は150,000円 ÷ 30日 × 10日 ＝ 50,000円となります。
この方法はシンプルで分かりやすく、計算ミスが少ないというメリットがあります。
しかし、月の暦日数によって1日当たりの金額が変動するため、従業員から公平性の疑問が上がる可能性も考慮する必要があります。

所定労働日数計算の方法

所定労働日数計算は、その月の所定労働日数（会社が定めた勤務日数）を用いて計算する方法です。
計算式は「基本給 ÷ 当該月の所定労働日数 × 出勤日数 ＝ 支給額」です。
例えば、基本給15万円の従業員が、所定労働日数22日の月に10日間出勤した場合、150,000円 ÷ 22日 × 10日 ＝ 約68,182円となります。
暦日計算よりも1日当たりの金額が高くなる傾向があり、従業員にとって有利な計算方法と言えるでしょう。
しかし、月によって所定労働日数が異なるため、月ごとの支給額の変動が大きくなる点がデメリットです。

月平均所定労働日数計算の方法

月平均所定労働日数計算は、年間の所定労働日数を12ヶ月で割った平均日数を使用する方法です。
計算式はまず「年間所定労働日数 ÷ 12ヶ月 ＝ 月平均所定労働日数」を求め、その後「基本給 ÷ 月平均所定労働日数 × 出勤日数 ＝ 支給額」を計算します。
例えば、年間所定労働日数246日の会社で、基本給15万円の従業員が10日間出勤した場合、月平均所定労働日数は246日 ÷ 12ヶ月 ＝ 20.5日となり、支給額は約73,171円となります。
この方法は、月による金額の変動がなく、従業員にとって公平性の高い計算方法です。
ただし、計算がやや複雑になる点がデメリットです。

日割り計算のメリットデメリットと最適な計算方法

暦日計算のメリット

シンプルで分かりやすく、計算ミスが少ない。
事務処理の負担が軽減される。

暦日計算のデメリット

月の暦日数によって1日当たりの金額が変動するため、公平性に欠ける可能性がある。

所定労働日数計算のメリット

暦日計算よりも1日当たりの金額が高くなる傾向があり、従業員にとって有利。

所定労働日数計算のデメリット

月によって所定労働日数が異なるため、月ごとの支給額の変動が大きい。

月平均所定労働日数計算のメリット

月による金額の変動がなく、従業員にとって公平性が高い。

月平均所定労働日数計算のデメリット

計算がやや複雑。

状況に応じた計算方法の選択基準

企業規模、従業員の属性、会社の就業規則、そして何より従業員の納得感を考慮する必要があります。
シンプルさを優先するなら暦日計算、公平性を重視するなら月平均所定労働日数計算が適しています。
所定労働日数計算は、その中間的な位置付けと言えるでしょう。

最低賃金への配慮と注意点

どの方法を選択する場合でも、最低賃金を下回らないように注意が必要です。
特に、出勤日数が少ない月に最低賃金に抵触しないか、十分な検証を行うことが重要です。
計算方法に関わらず、日割り計算の結果が最低賃金基準を満たしているか確認しましょう。

人事担当者向けチェックリスト

・計算方法を就業規則に明記しているか。

・最低賃金に抵触していないか。

・従業員に計算方法を理解してもらっているか。

・計算ミスがないか、複数人でチェックしているか。

・計算システムを利用して効率化を図っているか。

まとめ

給与日割り計算には、暦日計算、所定労働日数計算、月平均所定労働日数計算の3つの方法があります。
それぞれの方法にはメリットとデメリットがあり、最適な方法は企業の状況や従業員の属性によって異なります。
最低賃金への配慮は必須であり、計算方法に関わらず、常に最低賃金基準を満たしているかを確認する必要があります。
就業規則に計算方法を明記し、従業員に周知徹底することで、トラブルを回避し、円滑な給与計算を実現しましょう。
正確な給与計算は、従業員の信頼を築き、良好な職場環境を維持するために不可欠です。
人事担当者の方は、本記事で紹介した内容を参考に、最適な計算方法を選択し、日々の業務に役立ててください。